Quels critères pour décider de digitaliser un processus?

La digitalisation a un coût. Quand passer le pas ? Quels critères regarder pour faire le choix de passer au numérique ou de décider de ne rien changer.

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Les avantages de la digitalisation d’un processus sont pour l’entreprise une recherche de performance qui peut se matérialiser sous plusieurs formes:

• Gain de temps (diminution des tâches manuelles…)
• Gain de fiabilité (diminution des erreurs de traitement…)
• Gain de simplification (suppression des tâches intermédiaires de contrôle…)
• Gain de traçabilité et reporting (meilleure vision de l’état des processus…)
• Gain d’autonomie
• Gain d’attractivité
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A ce jour ces gains (cela peut être une combinaison de plusieurs gains pour la même action de digitalisation), il est nécessaire de mesurer l’impact et de regarder en particulier le changement d’organisation et humain de la mise en place de l’automatisation.

Les avantages indirects sont aussi à prendre en considération car ils ont un impact sur la qualité de vie au travail:

• la motivation des équipes,
• la reconnaissance,
• l’écoute des difficultés terrains…

Alors quels critères regarder pour digitaliser un processus? L’approche est d’abord purement objective:

• Le volume d’information manipulé
• Le nombre de répétition du processus dans le mois
• La complexité du processus (nombre d’étapes, d’interactions, d’acteurs…)
• Les goulets d’étranglement
• Le temps de saisie et de contrôle
• …

Et ensuite stratégique : les budgets d’entreprises ont leurs limites! Solution sur mesure ou outil marché, digitalisation en une fois ou en plusieurs étapes, validation intermédiaire et possibilité de modifier le besoin…?

Pour pouvoir arbitrer en tant que dirigeant, exiger dans la présentation de l’étude de digitalisation de processus, les éléments qui vont vous permettre de faire une évaluation sur tous les aspects:

• Les impacts financiers et le seuil de rentabilité,
• Les bénéfices directs et indirects,
• Les différents scénarios qui ont été envisagés et leurs avantages.

Il existe mille et une façon de construire votre solution de digitalisation, et il y en a toujours une qui vous correspond. Voulez-vous savoir laquelle ?